대사관 행사케이터링은 리셉션 기준 인당 25,000원, 식사가 포함된 문화행사는 인당 40,000원부터 준비하며 서울 시내 전 지역에 출장합니다. 참석자 국적이 다양한 만큼 식이 제한 대응과 반입 절차 확인까지 포함해 준비 기간은 통상 1~2주가 필요합니다. 이윤선쿠킹스튜디오는 네덜란드대사관을 비롯한 여러 대사관 행사에서 리셉션과 야외 바베큐파티를 진행해 왔습니다.
대사관 예술인의 밤 리셉션에서 준비한 카나페 플레이팅
대사관 행사가 일반 기업 행사와 다른 점
대사관 행사는 참석자 구성부터 다릅니다. 주재국 대사와 외교관, 현지 문화계 인사, 자국 교민이 한자리에 모이는 경우가 많아 메뉴 하나에도 국적별 식문화를 함께 고려해야 합니다. 또한 대부분의 대사관은 자체 보안 구역이라 스태프 명단 사전 승인, 차량 반입 제한, 지정된 출입 시간 준수 같은 절차가 기업 행사보다 엄격합니다. 이런 절차를 미리 파악하지 못하면 세팅 시간이 촉박해지고, 결과적으로 플레이팅 완성도에도 영향을 줍니다.
스탠딩 리셉션 형태로 구성한 대사관 문화행사 테이블
준비 절차는 이렇게 진행됩니다
- 1단계 — 행사 성격 확인: 리셉션형인지 착석 만찬형인지, 실내인지 정원 등 야외 공간인지 먼저 확인합니다.
- 2단계 — 참석자 식이 정보 수집: 할랄, 비건, 특정 알레르기 여부를 대사관 담당자를 통해 취합합니다.
- 3단계 — 반입 승인 서류 제출: 행사 3~5일 전 스태프 명단과 차량번호를 전달해 출입 승인을 받습니다.
- 4단계 — 현장 세팅: 행사 시작 90분~2시간 전 도착해 테이블 배치와 플레이팅을 완료합니다.
- 5단계 — 현장 대응 및 철수: 행사 중 빈 접시를 채우고, 종료 후 지정 시간 내 철수합니다.
대사관 정원에서 진행한 야외 바베큐파티 케이터링
실제 진행 사례
네덜란드대사관에서 열린 '예술인의 밤' 행사에서는 국내외 문화예술계 인사 약 80명을 대상으로 카나페와 핑거푸드 중심의 스탠딩 리셉션을 준비했습니다. 참석자 다수가 저녁 식사 전 가볍게 즐길 수 있는 자리였기 때문에 한 입 크기 메뉴를 10여 종으로 구성해 오래 서서 대화해도 부담이 없도록 했습니다. 같은 대사관에서 진행한 정원 바베큐파티에서는 야외 그릴 스테이션을 별도로 설치해 즉석에서 굽는 메뉴와 미리 준비한 사이드 메뉴를 함께 배치했습니다. 야외 행사 특성상 날씨 변수를 고려해 상하기 쉬운 재료 비중을 낮추고, 그늘막과 보냉 설비를 함께 준비한 점이 실내 리셉션과 가장 크게 달랐던 부분입니다.
야외 바베큐파티용으로 구성한 사이드 메뉴 테이블
"각국 외교관과 문화계 인사가 함께하는 자리라 식이 제한을 놓치면 안 되는 행사였는데, 사전에 명단까지 꼼꼼히 확인해 주셔서 당일 진행이 매끄러웠습니다." — 대사관 행사 담당자
메뉴 구성 시 신경 쓰는 부분
대사관 행사는 참석자 국적이 다양한 만큼 메뉴 이름과 재료 표기를 영문으로도 함께 준비하는 경우가 많습니다. 돼지고기나 알코올이 들어간 메뉴는 별도 구역에 배치하고, 할랄 인증 재료를 사용한 메뉴는 표시를 명확히 해 참석자가 스스로 선택할 수 있도록 합니다. 채식 참석자를 위한 메뉴도 최소 2~3종을 별도로 준비해 마지막까지 남는 메뉴가 채식 메뉴에 치우치지 않도록 수량을 조정합니다. 이런 세심한 조정은 참석자 명단과 사전 설문이 도착한 이후에야 정확히 반영할 수 있어, 가능한 한 이른 시점에 정보를 공유받는 것을 권합니다.
할랄·비건 참석자를 고려해 별도로 준비한 메뉴 구성
자주 묻는 질문
대사관 행사케이터링 비용은 얼마나 하나요?
다과 위주 리셉션은 인당 25,000원부터, 식사가 포함된 구성은 인당 40,000원부터 책정합니다. 참석 국가 수, 할랄·비건 같은 식이 제한 반영 여부에 따라 최종 견적이 달라지며, 총액 165만 원 이상부터 접수합니다.
할랄이나 비건 등 식이 제한도 대응되나요?
가능합니다. 참석자 국적과 종교적 식이 제한을 사전에 전달받아 별도 조리 라인으로 준비하고, 메뉴판에 알레르기 유발 성분을 표기해 현장 혼선을 줄입니다.
대사관 내부 반입 절차가 따로 있나요?
네, 대부분의 대사관은 사전 반입 명단과 차량 정보를 요구합니다. 행사 3~5일 전 스태프 명단과 차량번호를 관저·영사관 담당자에게 전달해 승인을 받고, 당일에는 지정된 시간에만 출입이 가능합니다.
몇 명부터 진행 가능한가요?
리셉션 케이터링은 30명, 대형 문화행사는 200명 이상도 진행합니다. 인원이 많을수록 동선과 서빙 인력 배치를 사전에 도면으로 확인하는 과정을 거칩니다.
당일 세팅과 철수는 어떻게 진행되나요?
행사 시작 90분~2시간 전 도착해 테이블 세팅과 플레이팅을 마치고, 행사 종료 후 30분~1시간 내에 그릇과 집기를 철수합니다. 대사관 보안 절차상 철수 시간이 엄격히 정해진 경우 그 기준에 맞춰 조율합니다.