학회나 컨퍼런스 다과케이터링은 세션 사이 짧은 쉬는 시간에 참석자가 부담 없이 손댈 수 있는 커피·음료·디저트 구성이 핵심입니다. 인당 25,000원대부터 준비할 수 있고, 세션 시작 1시간 전 세팅을 마치는 것을 기준으로 잡습니다. 서울·경기 전 지역 출장이 가능하며 총액 165만 원 이상부터 접수합니다.
학회 다과케이터링이란 무엇인가요
일반적인 다과 서비스와 다르게, 학회·컨퍼런스 다과케이터링은 정해진 식사 시간이 아니라 세션 사이사이 짧은 쉬는 시간에 맞춰 운영된다는 점이 다릅니다. 발표가 끝나자마자 참석자들이 한꺼번에 몰리기 때문에, 줄이 길어지지 않도록 커피 디스펜서와 음료 용기를 여러 곳에 분산 배치하는 동선 설계가 중요합니다. 손에 묻지 않고 짧은 시간에 먹을 수 있도록 한입 크기 디저트와 마카롱, 쿠키, 미니 타르트를 중심으로 구성하고, 발표 자료를 손에 든 채로도 편하게 마실 수 있게 뚜껑이 있는 음료 용기를 함께 준비합니다.
학회장 로비에 세팅한 커피·음료 디스펜서 테이블
어떤 구성으로 준비하나요
기본 구성은 커피(핫·아이스)와 차, 청량음료, 그리고 3~4종의 디저트입니다. 세션이 오전·오후로 나뉘어 하루 종일 진행되는 학회라면 오전엔 커피와 담백한 스콘류, 오후엔 당 보충이 되는 초콜릿 브라우니나 과일 타르트로 시간대별 구성을 다르게 잡기도 합니다. 참석자 규모가 큰 총회는 여러 테이블에 나눠 배치해 한쪽으로 줄이 몰리는 것을 막고, 세미나실 행사는 한 테이블에 압축해 깔끔하게 세팅합니다.
“학회 다과는 맛보다 회전이 먼저입니다. 10분 쉬는 시간에 백 명이 한꺼번에 몰려도 줄이 안 생기게 디스펜서 위치부터 잡습니다.” — 이윤선쿠킹스튜디오 행사 준비팀
개별 포장한 커피브레이크 다과박스 구성
실제로는 이렇게 준비했습니다
서울의대 학회 다과박스를 준비할 때는 발표장 로비 공간이 넓지 않아, 테이블 하나에 커피 디스펜서와 디저트를 한 번에 배치하고 참석자 동선을 한 방향으로 흐르게 정리했습니다. 코이카-가나 프로젝트 커피브레이크 행사에서는 해외 참석자가 섞여 있어 향이 강하지 않은 디저트 위주로 구성을 조정했고, 알레르기 표시를 각 디저트 앞에 별도로 붙여 참석자가 직접 확인할 수 있게 했습니다. 두 사례 모두 세션 종료 시각에 맞춰 미리 세팅을 마쳐두었기 때문에, 참석자들이 나오자마자 바로 이용할 수 있었습니다.
세션별로 채워 넣은 디저트 트레이
비용은 이렇게 결정됩니다
- 다과 중심 구성: 인당 25,000원부터 (커피·차·음료 + 디저트 3종)
- 다과 + 간편식 구성: 인당 33,000원부터 (샌드위치·핑거푸드 추가)
- 세션 수와 시간대별 보충 여부에 따라 추가 비용 발생
- 총액 165만 원 이상부터 접수, 경기권은 50만 원 이상부터 배송
참석 인원은 사전 등록 인원보다 10~15% 여유를 두고 준비하는 것을 기본으로 하며, 정확한 인원은 행사 3일 전까지 조정받습니다. 세션 사이 쉬는 시간이 몇 번인지, 몇 시간짜리 행사인지에 따라 보충 횟수와 준비 인력이 달라지기 때문에 상담 시 세션 시간표를 함께 확인합니다.
세션 시작 전 미리 세팅을 마친 로비 전경
계절과 시간대별로 구성이 달라집니다
여름철 학회는 실내 이동이 많고 냉방 환경이라도 더위에 지치기 쉬워, 아이스 음료 비중을 높이고 수분감 있는 과일을 곁들입니다. 겨울철에는 따뜻한 차와 커피 비중을 늘리고, 손이 시린 로비 공간이라면 핫팩처럼 온기를 유지할 수 있는 보온 용기를 추가로 준비합니다. 하루짜리 학회라도 오전과 오후의 참석자 컨디션이 다르기 때문에, 오전에는 담백한 구성으로 시작해 오후로 갈수록 당 보충이 되는 디저트 비중을 높이는 방식으로 시간대별 흐름을 설계합니다. 이틀 이상 이어지는 국제 학회라면 첫날과 마지막 날 구성을 다르게 잡아, 폐회 세션에는 조금 더 격식 있는 다과로 마무리하는 경우도 많습니다.
상담 시 미리 확인하는 것들
상담 단계에서는 세션 시간표, 예상 참석 인원, 행사장 반입 동선을 가장 먼저 확인합니다. 학회장은 건물 보안이나 엘리베이터 사용 제한이 있는 경우가 많아, 카트 반입이 가능한지와 몇 층까지 이동해야 하는지를 미리 파악해야 세팅 시간이 지연되지 않습니다. 전기 콘센트 위치도 중요한데, 온장고나 커피 머신을 쓰는 구성이라면 사전에 전원 위치를 확인해 동선을 짭니다. 참석자 중 채식이나 특정 알레르기가 있는 인원 비율을 알려주시면 대체 메뉴를 별도로 준비해 현장에서 혼선이 없도록 합니다. 이런 세부 사항을 상담 초기에 정리해 두면 당일 진행이 훨씬 매끄러워집니다.
정기적으로 열리는 학회라면
매년 같은 시기에 열리는 정기 학술대회라면 지난해 구성과 참석자 반응을 참고해 조금씩 개선해 나가는 방식을 권합니다. 지난 행사에서 특정 디저트가 빨리 소진됐다면 다음번엔 비중을 늘리고, 반대로 잘 안 팔린 메뉴는 다른 종류로 교체합니다. 매년 같은 담당자가 준비를 맡는다면 이런 기록을 상담 파일에 남겨두었다가 다음 행사 때 다시 꺼내 보는 것만으로도 준비 시간을 크게 줄일 수 있습니다. 학회 규모가 해마다 조금씩 달라진다면 예상 인원 변화도 함께 알려주시면 좋습니다.
자주 묻는 질문
학회 다과케이터링 비용은 얼마나 하나요?
인당 25,000원대부터 시작하며, 커피·음료 종류와 디저트 구성 가짓수에 따라 달라집니다. 총액 165만 원 이상부터 접수하고, 참석 인원과 세션 시간을 알려주시면 견적을 바로 안내해 드립니다.
당일 세팅과 철수까지 가능한가요?
가능합니다. 세션 시작 최소 1시간 전 도착해 세팅을 마치고, 쉬는 시간마다 보충·정리를 함께 진행합니다. 행사 종료 후 철수까지 포함된 구성으로 진행할 수 있습니다.
참석 인원이 유동적인데 대응이 되나요?
사전 등록 인원보다 10~15% 여유를 두고 준비하는 것을 기본으로 합니다. 정확한 인원이 행사 며칠 전에야 확정되는 학회 특성을 반영해, 최종 인원은 행사 3일 전까지 조정받고 있습니다.
서울 외 지역 학회장도 출장이 되나요?
서울·경기 전 지역 출장이 가능하며, 경기권은 총액 50만 원 이상부터 배송됩니다. 지방 학회는 별도 상담을 통해 가능 여부와 이동 비용을 확인해 드립니다.
커피브레이크만 따로 준비할 수도 있나요?
가능합니다. 세션 사이 짧은 쉬는 시간에 맞춘 커피·다과만 구성하는 경우가 오히려 더 많습니다. 식사 없이 다과와 음료 중심으로만 예산을 짜고 싶다면 그 조건에 맞춰 별도로 견적을 잡아 드립니다.
상담은 이렇게 진행됩니다
먼저 학회 날짜, 세션 시간표, 예상 참석 인원, 행사장 위치를 정리해 전달해 주시면 그에 맞춰 구성안과 견적을 안내해 드립니다. 로비나 세션장 사진, 도면이 있다면 함께 보내주시는 것도 좋습니다. 견적 확인 후 세부 메뉴와 세팅 방식을 조율하고, 행사 3일 전까지 최종 인원을 확정합니다. 처음 진행하는 학회라면 비슷한 규모의 이전 사례를 참고해 구성 방향을 함께 잡아 드리니 부담 없이 문의하시면 됩니다.